文件的價值文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其使用有助于：

　　a）滿足要求和質量改進；

　　b）提供適宜的培訓；

　　c）重復性和可追溯性；

　　d）提供客觀證據(jù)；

　　e）評價質量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。

　　文件的形成本身并不是目的，它應是一項增值的活動。

　　質量管理體系中使用的文件類型在質量管理體系中使用下述幾種類型的文件：

　　a）向組織內部和外部提供關于質量管理體系的一致信息的文件，這類文件稱為質量手冊；

　　b）表述質量管理體系如何應用于特定產品、項目或合同的文件，這類文件稱為質量計劃；

　　c）闡明要求的文件，這類文件稱為規(guī)范；

　　d）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南；

　　e）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導書和圖樣；

　　f）為完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄。

　　每個組織確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的媒體。這取決于下列因素，諸如組織的類型和規(guī)模、過程的復雜性和相互作用、產品的復雜性、顧客要求、適用的法規(guī)要求、經證實的人員能力以及滿足質量管理體系要求所需證實的程度。