在物業(yè)管理適用的各類文書中，行政公文的規(guī)范性最強。因而，行政公文也容易與其他文書區(qū)別開來。

行政公文一般由十八個部分組成，即秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。而其他文書一般只要標題、主送機關(guān)（或人）、正文、附件說明、成文日期和附件，甚至更少。

一般只要看到有字頭（即發(fā)文機關(guān)標識，如××物業(yè)管理公司文件）、有發(fā)文字號（如××字[2005]018號）、有印章這三個部分，就可判定是行政公文。當然，也要注意到特殊性，如會議紀要這種公文就可以沒有字頭而且不加蓋公章，發(fā)文日期在標題下，沒有主送機關(guān)和落款等。另外，更簡單的辦法是從標題上一般就可以區(qū)分，因為行政公文的所有文種都與其他文書的文種不同。