投標文件應嚴格按照招標文件的要求編制投標文件，并對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。投標文件又稱標書，一般由投標函、投標報價表、資格證明文件、物業(yè)管理方案、招標文件要求提供的其他材料等幾部分組成。常見的做法是將投標文件根據性質分為商務文件和技術文件兩大類。

（1）商務投標文件（或稱物業(yè)基本情況）

1）公司簡介。包括投標公司的資質條件、以往業(yè)績、人員等情況。

2）公司法人地位及法定代表證明。包括資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質等級證書、授權書、代理協(xié)議書等）、資信證明文件（保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構出具的財務狀況書等）。

3）投標報價單及招標文件要求提供的其他資料。

商務文件要求投標人按招標要求和行業(yè)標準真實反映企業(yè)的情況和詳細的報價。

（2）技術文件

技術文件又稱技術指標，主要是物業(yè)管理方案和招標方要求提供的其他技術性資料。

應注意，有的招標條件要求在技術文件中禁止透露可以反映企業(yè)情況的數據、文字、報價等，在準備材料時應按招標要求準備相關資料。