（一）管理機構(gòu)的設(shè)立與人員的培訓

　　機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)委托物業(yè)的用途、面積、管理深度、管理方式等確定；人員的配備除考慮管理人員的選派外，還要考慮操作層（維修養(yǎng)護、保安、清潔、綠化等人員）的招聘。依據(jù)職責分別進行培訓。

　　（二）規(guī)章制度的制定

　　必要的規(guī)章制度：管理機構(gòu)的職責范圍；各類人員的崗位責任制；物業(yè)各區(qū)域內(nèi)管理規(guī)定；用戶（住戶）手冊等。

　�。ㄈ�）物業(yè)的驗收與接管

　　物業(yè)的驗收是依照國家建設(shè)部及省市有關(guān)工程驗收的技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量標準對已建成的物業(yè)進行檢驗，它是直接關(guān)系到今后物業(yè)管理工作能否正常開展的一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)接管是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)向接受委托的物業(yè)管理公司移交物業(yè)的過程，移交應(yīng)辦理書面移交手續(xù)。開發(fā)企業(yè)還應(yīng)向管理單位移交整套圖紙資料，以方便今后的物業(yè)管理和維修養(yǎng)護。在物業(yè)保修其問，接受委托的物業(yè)管理公司還應(yīng)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)簽訂保修實施合同，明確保修項目、內(nèi)容、進度、原則、責任與方式。

　　（四）進戶管理

　　進戶，是指業(yè)主、使用人正式進住使用物業(yè)，俗稱"入伙".商品房購房業(yè)主或承租使用人的進戶程序一般為：

　　1.發(fā)入伙通知書

　　在物業(yè)正式使用條件全部具備后向業(yè)主或使用人發(fā)出入住書面通知書。

　　2.帶業(yè)主或使用人實地驗收物業(yè)，著重勘驗

　�。�1）房建質(zhì)量；

　　（2）設(shè)備質(zhì)量，運轉(zhuǎn)情況；

　�。�3）房型、裝修、設(shè)施配備等是否與合同相符；

　�。�4）外部環(huán)境狀況及影響。

　　3.約定代為裝修、添置或更換自用設(shè)備或設(shè)施等事宜即各種代辦事宜

　　4.簽訂《物業(yè)使用公約》

　　主要內(nèi)容包括：在分清白用與公用部位、設(shè)備、設(shè)施的前提下確定雙方享有的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)，物業(yè)正常使用的行為規(guī)范及相應(yīng)的違約責任。

　　5.要求業(yè)主或使用人如實填寫登記卡

　　內(nèi)容包括：業(yè)主或使用人的名稱、通訊聯(lián)絡(luò)方式、所占用物業(yè)的編號、設(shè)備、設(shè)施及泊車位分配等內(nèi)容。屬于非居住性質(zhì)的物業(yè)還需登記營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、職工人數(shù)、出行、用餐等相關(guān)情況，便于物業(yè)管理與服務(wù)。

　　6.向業(yè)主或使用人發(fā)放《用戶手冊》

　　使他們了解物業(yè)概況，各項管理制度，如車輛停放管理，裝修搬遷管理，物業(yè)保修的責任范圍、標準、期限等等方面的規(guī)定，以及樓層權(quán)力歸屬、公用設(shè)施設(shè)備的合理使用等，以便正確把握自己的行為。

　　7.預收物業(yè)管理費或租金

　　物業(yè)管理公司根據(jù)有關(guān)規(guī)定或雙方約定向業(yè)主或使用人預收物業(yè)管理費或租金。

　　8.向業(yè)主或使用人提供辦事指引

　　即向業(yè)主、使用人全面介紹物業(yè)管理區(qū)域和社區(qū)相關(guān)部門的辦事指南，使他們能及時辦理相關(guān)手續(xù)。

　　9.業(yè)主、使用人簽約領(lǐng)匙，完成進戶程序

　　（五）裝修搬遷管理

　　為了搞好裝修搬遷管理，必須做好以下幾點工作：

　　1.大力宣傳裝修規(guī)定

　　規(guī)定主要包括以下幾方面：

　�。�1）裝修不得損壞房屋承重結(jié)構(gòu)，破壞建筑物外墻面貌；

　　（2）不得擅自占用公用部位、移動或損壞公用設(shè)施和設(shè)備；

　�。�3）不得排放有毒、有害物質(zhì)和噪聲超標；

　�。�4）不得隨地亂扔建筑垃圾；

　�。�5）遵守用火用電規(guī)定，履行防火職責；

　　（6）因裝修而造成他人或公用部位、設(shè)備或設(shè)施損壞的，責任人負責修復或賠償。

　　2.加強裝修監(jiān)督管理

　　審核裝修設(shè)計圖紙，派人巡視施工現(xiàn)場，發(fā)現(xiàn)違約行為及時勸阻并督促其改正。

　　3.積極參與室內(nèi)裝修

　　4.合理安排搬遷時間

　　（六）檔案資料的建立

　　檔案資料包括兩種：業(yè)主或使用人的資料和物業(yè)資料。

　　業(yè)主或使用人資料：業(yè)主使用人姓名、進戶人員情況、聯(lián)系電話或地址、各項費用的繳交情況、房屋的裝修等情況。

　　物業(yè)資料：主要包括物業(yè)的各種設(shè)計和竣工圖紙，位置、編號等。

　　檔案資料的建立主要應(yīng)抓收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)。收集的關(guān)鍵是盡可能完整。整理的重點是去偽存真，留下物業(yè)管理有用的資料。歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學的分類與保存。