1、建立施工企業(yè)的合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)，就是施工企業(yè)從上向下建立起一支專業(yè)管理隊伍，實行系統(tǒng)管理。作為獨立法人的施工企業(yè)，建立合合同專門管理機(jī)構(gòu)，這個機(jī)構(gòu)等同于企業(yè)三總師室或工程部，是內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)。各項目經(jīng)理部也設(shè)立專職合同管理人員，隸屬于企業(yè)合同專門管理機(jī)構(gòu)。施工企業(yè)應(yīng)制定施工合同管理辦法，將合同管理系統(tǒng)的職責(zé)、權(quán)利、分工，用內(nèi)部管理規(guī)定的形式確立下來。將合同管理系統(tǒng)分為兩極，公司級和項目級。

　　2、制定施工企業(yè)的合同管理制度除了有專門的合同管理體系外，施工企業(yè)還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：

　�。�1）合同的審查批準(zhǔn)制度施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應(yīng)實行審查、批準(zhǔn)制度。即在各業(yè)務(wù)部門會簽后，送交合同專門管理機(jī)構(gòu)或法律顧問審查，再報請法人代表簽署意見，明確表示同意對外正式簽訂合同。這樣，通過嚴(yán)格的手續(xù)，使合同簽訂的基礎(chǔ)更加牢靠。

　�。�2）印章管理制度施工企業(yè)的合同專用章是代表企業(yè)在經(jīng)營活動中對外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、簽訂合同的憑證。因此，企業(yè)對合同專用章的使用、保管要有嚴(yán)格的規(guī)定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實行專章專用，尤其不準(zhǔn)在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應(yīng)由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利，應(yīng)追究其行政或法律責(zé)任。

　�。�3）合同統(tǒng)計考查制度合同統(tǒng)計考查制度就是利用科學(xué)方法、利用統(tǒng)計數(shù)字反饋合同訂立、履行情況。通過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出教訓(xùn)，為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要的依據(jù)。

　　合同統(tǒng)計的內(nèi)容一般包括中標(biāo)率、談判成功率、合同履行率等等指標(biāo)。

　　（4）合同信息管理制度施工企業(yè)的合同由于種類多，數(shù)量大，變更頻繁，人為管理效率低，可能不還會出錯，必須借助先進(jìn)的手段建立計算機(jī)信息系統(tǒng)來管理，才能達(dá)到檔案化、信息化。計算機(jī)信息系統(tǒng)能保證正確分析合同管理情況，適應(yīng)中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢。

　　3、施工企業(yè)的法定代表人，總經(jīng)濟(jì)師、項目經(jīng)理必須掌握合同管理的知識

　　（1）企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟(jì)師是企業(yè)主要經(jīng)營決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識是領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已經(jīng)論述過合同管理是企業(yè)的生命線，企業(yè)要生存，要在競爭中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適應(yīng)客觀要求。

　　（2）項目經(jīng)理也應(yīng)精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。

　　現(xiàn)代企業(yè)管理不僅需要專職的合同管理人員和機(jī)構(gòu)，而且要求項目管理人員在掌握合同管理的知識前提下進(jìn)行工程索賠。

　　4、做好合同簽訂時的管理，為履行合同打好基礎(chǔ)建筑工程具有投資大、工期長、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、受場內(nèi)場外環(huán)境影響大，不可預(yù)見性因素多的特點。施工合同應(yīng)盡量做到內(nèi)容完整，條款說盡，表聯(lián)明確、嚴(yán)密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎(chǔ)上，通過對工程信息的調(diào)研與反饋，制定出嚴(yán)密、周詳、可行的談判方案，不打無準(zhǔn)備之仗。

　　5、認(rèn)真履行合同，加強履約管理

　�。�1）履約管理的依據(jù)——合同分析。

　　合同分析是從執(zhí)行的角度分析、補充、解釋合同，將合同目標(biāo)和合同規(guī)定落實到合同實施的具體問題上和具體事件上。

　　a、分析合同漏洞，解釋爭議內(nèi)容。

　　工程施工的情況是千變?nèi)f化的，再標(biāo)準(zhǔn)的合同也難免會有漏洞，找出漏洞并加以補充，此可減少合同雙方的爭執(zhí)。另外合同雙方爭執(zhí)的起因往往是對合同條款理解的不一致，分析條文的意思，就條文的理解達(dá)成一致，才能為索賠工作打開通道。

　　b、分析合同風(fēng)險，制定風(fēng)險對策。

　　界定和確認(rèn)工程項目所承擔(dān)的風(fēng)險是什么，風(fēng)險影響程度大小，才能找到對策和措施去控制風(fēng)險，規(guī)避風(fēng)險。

　　c、分解合同并落實合同責(zé)任。

　　主要是加強合同交底工作：項目經(jīng)理部對所有的合同均進(jìn)行全交底，以會議與書面相結(jié)合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責(zé)任與義務(wù)、合同的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，合同存在的風(fēng)險，履約中應(yīng)注意的問題，將合同責(zé)任進(jìn)行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設(shè)置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進(jìn)行管理、分析，協(xié)調(diào)各部門的聯(lián)系，這樣可加大合同管理應(yīng)注意的問題，將合同責(zé)任進(jìn)行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設(shè)置專職合同管理，對項目各部門的履約情況進(jìn)行管理、分析，協(xié)調(diào)各部門的聯(lián)系，這樣可加大合同管理力度，提高全員合同管理的意識。

　�。�2）履約管理的方式——合同控制。

　　合同控制指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務(wù)的全面完成及各項權(quán)利的實現(xiàn)，以合同分析的成果為基準(zhǔn)，對整個合同實施過程的全面監(jiān)督、檢查、對比、引導(dǎo)及糾正的管理活動。

　　合同的控制方法有主動控制和被動控制。主動控制是預(yù)先分析目標(biāo)偏離的可能性，擬訂和采取預(yù)防性措施，以保證目標(biāo)得以實現(xiàn)。被動控制是從計劃的實際中發(fā)現(xiàn)偏差，對偏差采取措施及時糾正的控制方式。

　　合同控制的首要內(nèi)容是對合同實施情況追蹤，追蹤的對象如：

　　具體的合同事件：包括工程的質(zhì)量、工期、成本、分包商的工作：對分包商的工程缺陷提出意見，提出警告，責(zé)成他們改進(jìn)；

　　對業(yè)主和監(jiān)理工程師的工作跟蹤：他們是否及時下連命令，做出答復(fù)，及時支付工程款項、追蹤工程的總體情況：如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過驗收，有無大的工程事故，進(jìn)度是否出現(xiàn)拖期，計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理，能反映出實際狀況的各種資料和數(shù)據(jù)，如進(jìn)度報表、質(zhì)量報告，成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標(biāo)，如合同文件進(jìn)行對比分析，對偏差進(jìn)行處理，進(jìn)行調(diào)整，可以采取組織措施派遣得力的管理人員；可以采取技術(shù)措施，采取更有效的施工方案或新技術(shù)；可以采取經(jīng)濟(jì)措施對工作人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)激勵；最有效的措施是合同措施，如找出業(yè)主的責(zé)任，通過索賠降低自己的損失。如發(fā)現(xiàn)業(yè)主有意不支付工程款，發(fā)生合同虧損，要及早確定戰(zhàn)略，采取各種辦法，減少倉己的損失。

　�。�3）履約管理的重點——工程索賠管理。

　　施工企業(yè)中有句口頭語：“中標(biāo)靠壓價，賺錢靠索賠”，可見在建筑市場競爭越來越激烈的當(dāng)今索賠是十分重要的。在施工過程中，項目經(jīng)理部管理人員要認(rèn)真研究合同條件，關(guān)注現(xiàn)場動態(tài)，積極找尋索賠依據(jù)、計算出索賠費用，及時提出索賠，做好索賠的管理工作。在分包合同履行中，項目經(jīng)理部也應(yīng)加強合同管理。積極進(jìn)行合同交底及合同履行的跟蹤管理工作，在施工過程中注意正確履行我方的責(zé)任，嚴(yán)格控制反索賠事件的發(fā)生。