在溝通機(jī)構(gòu)建立后，編制了溝通的制度和具體流程，規(guī)定了各方的責(zé)任和權(quán)利以及相應(yīng)的獎懲條例，并以具體的流程來規(guī)范各方的溝通行為，其中包括一般情況和緊急情況下的溝通方式�！　�

　�。�1）要求各方必須建立相應(yīng)的溝通機(jī)制，列出溝通責(zé)任人員的名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式和負(fù)責(zé)的范圍，其中包括對內(nèi)和對外溝通范圍。

　　（2）要求各方人員應(yīng)進(jìn)行對等溝通，即技術(shù)層人員與技術(shù)層人員溝通，管理層人員與管理層人員溝通，盡量避免2個不同單位之間的跨層溝通，以防產(chǎn)生不必要的誤會。

　�。�3）在同一單位內(nèi)，各層之間要掌握溝通內(nèi)容和深度，技術(shù)人員應(yīng)清楚向管理層反映什么情況，什么內(nèi)容，期望管理層解決什么問題；管理層也需要知道應(yīng)解決什么問題。

　�。�4）溝通的響應(yīng)時間應(yīng)明確，什么問題需要多長時間響應(yīng)，應(yīng)記錄每次響應(yīng)時間，對超時響應(yīng)的況進(jìn)行原因分析，對于無故拖延響應(yīng)的給予一定的懲罰。

　�。�5）定期召開碰頭會，碰頭會主要由項目的管理層和相關(guān)的技術(shù)人員參與，集中各方的工程進(jìn)度完成情況和在工程中遇到的問題，提出工程中隱存的風(fēng)險，探討降低風(fēng)險的手段。

　　（6）確定緊急情況下的溝通方式和投訴途徑。

　　（7）確定項目監(jiān)理方在溝通中的主導(dǎo)地位，負(fù)責(zé)組織各方定期開會，解決有爭議的問題。