[背景]

　　星河大廈建設(shè)工程項目的業(yè)主與某監(jiān)理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設(shè)工程施工階段委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同。為了能及時掌握準確、完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設(shè)工程的質(zhì)量、進度、投資實施最佳控制，項目總監(jiān)理工程師召集了有關(guān)監(jiān)理人員專門討論了如何加強監(jiān)理文件檔案資料的管理問題，涉及有關(guān)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義、內(nèi)容和組織等方面的問題。

　　[問題]

　　1．你認為對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理的意義何在？

　　2．在項目監(jiān)理部，對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何？

　　3．監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容是哪些？

　　4．施工階段監(jiān)理工作的基本表式的種類和用途如何？

　　5．在監(jiān)理內(nèi)部和監(jiān)理外部，工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案的傳遞流程如何？

　　[參考答案]

　　問題1答案：監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理的意義為：

　?。?）可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好條件；

　?。?）可以極大地提高監(jiān)理工作效率；

　?。?）可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　問題2答案：對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和人員的要求有：

　?。?）應(yīng)由項目監(jiān)理部的信息管理部門專門負責建設(shè)工程項目的信息、管理工作，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。

　?。?）應(yīng)由信息管理部門中的資料管理人員負責文件和檔案資料的管理和保存。

　?。?）對信息管理部門中的資料管理人員的要求是：

　　1）熟悉各項監(jiān)理業(yè)務(wù)；

　　2）全面了解和掌握工程建設(shè)進展和監(jiān)理工作開展的實際情況。

　　問題3答案：監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容包括：

　?。?）監(jiān)理文件和檔案收文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記；

　?。?）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料分類存放；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料歸檔；

　　（6）監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。

　　問題4答案：監(jiān)理工作表式的種類和用途：

　?。?）A類表10個，為承包單位用，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填 寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復(fù)。

　?。?）B類表6個，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填 寫，向承包單位發(fā)出指令或指復(fù)。

　?。?）C類表2個，為各方通用，是工程監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間 的聯(lián)系表。

　　問題5答案：監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程是：

　?。?）在監(jiān)理內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門，進行統(tǒng)一整理分類，歸 檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。

　?。?）在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收監(jiān)理業(yè)主、設(shè)計單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單 位的文件和檔案資料時，也應(yīng)由信息管理部門負責進行，這樣只有一個進口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。